Das Institut Systems Engineering für zukünftige Mobilität ist ein Informatikinstitut am Wissenschaftsstandort Oldenburg mit derzeit rund 130 Mitarbeitenden. Gemeinsam mit nationalen und internationalen Partnern erforschen, entwickeln und testen wir innovative System-Engineering-Lösungen für die funktionale Sicherheit und Vertrauenswürdigkeit zukünftiger autonomer Verkehrssysteme – ob auf der Straße, zu Wasser oder auf der Schiene.

Als Assistenz der Abteilungsleitung "Sichere Automation Maritimer Systeme" übernimmst du vielfältige administrative Aufgaben und arbeitest eng mit dem Leitungsteam zusammen. Du koordinierst die Umsetzung von Abläufen und Prozessen der Abteilung und treibst kontinuierliche Verbesserungen voran. Dabei profitierst du von einem kollegialen Umfeld und der Expertise eines erfahrenen administrativen Teams, das dich in deiner Rolle unterstützt.

Deine Aufgaben

• Du unterstützt die Abteilungsleitung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben
• Du optimierst und koordinierst interne Abläufe in der wissenschaftlichen Abteilung
• Du erledigst klassische Sekretariatsaufgaben wie Terminplanung, Korrespondenz und Dokumentenmanagement und unterstützt bei der Planung und Organisation unterschiedlicher Veranstaltungsformen und Dienstreisen

Das bringst du mit

• abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Kauffrau/-mann für Büromanagement) oder alternativ andere für die Tätigkeit relevante Ausbildungsgänge oder gleichwertige fachbezogene Kenntnisse und nachweisbare einschlägige Berufserfahrung
• Erfahrung in der Bearbeitung klassischer Büroprozesse (z. B. Termin-, Post-, Telefonmanagement etc.)
• Kenntnisse über und Erfahrung in der stilsicheren und präzisen Erstellung von Protokollen

• Kenntnisse über und Erfahrung in der Organisation von Veranstaltungen, insbesondere auch unterschiedliche Veranstaltungsformen und Dienstreisen (inklusive der Anwendung des Bundesreisekostenrechts)

• Kenntnisse und Erfahrung im Aufbau von Dokumenten- und Ablagesystemen sowie anwendungsbezogene Microsoft-Office-Kenntnisse (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)

• Kenntnisse über die Beschaffung von Waren und Dienstleistungen im öffentlichen Dienst (Kenntnisse über die öffentliche Vergabe von Aufträgen)

• Recherchekenntnisse

Das erwartet dich

• Tarifvertrag öffentlicher Dienst mit 30 Tagen Urlaub
• flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten
• Vereinbarkeit von Job und Privatleben
• umfassendes Weiterbildungsangebot
• Jobticket
• Mitarbeiterrabatte

Das bieten wir dir
Das DLR steht für Vielfalt, Wertschätzung und Gleichstellung aller Menschen. Wir fördern eigenverantwortliches Arbeiten und die individuelle Weiterentwicklung unserer Mitarbeitenden im persönlichen und beruflichen Umfeld. Dafür stehen dir unsere zahlreichen Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten zur Verfügung. Chancengerechtigkeit ist uns ein besonderes Anliegen, wir möchten daher insbesondere den Anteil von Frauen in der Wissenschaft und Führung erhöhen. Bewerbungen schwerbehinderter Menschen bevorzugen wir bei fachlicher Eignung.

Wir freuen uns darauf, dich kennenzulernen!

Fragen zu dieser Position (Kennziffer 866) beantwortet dir gerne: 

Sebastian Feuerstack 
Tel.: +49 441 770507 410